Os meses de janeiro e julho de 2018 foram de extrema importância para as empresas brasileiras e também para os contadores. Nessas datas começaram a vigorar as novas regras do eSocial, que agora é obrigatório. O não cumprimento das normas resulta em multas do eSocial.

Assim, empresas menos organizadas correm sérios riscos de sofrerem multas pelo fato de que a partir de agora todas as informações fiscais estarão centralizadas na base de dados do governo. Muitos processos terão que ser feitos de forma mais rápida – em alguns casos de forma imediata – resultado em atropelos para quem não estiver preparado.

Nesse artigo, listamos algumas multas do eSocial às quais sua empresa está sujeita se, por alguma razão, não seguir as regras vigentes do eSocial. É importante redobrar a atenção para evitar que isso aconteça.

 

Conheça quais são as penalidades mais recorrentes

Saber qual é a lista das multas que são aplicadas com maior frequência ajuda também a sua empresa a se preparar melhor para evitá-las. Por serem as mais recorrentes, é importante ainda que os profissionais de contabilidade adotem um check-list para se certificar de que os seus clientes cumprirão cada um dos requisitos.



 

1. Automatização da Folha de Pagamento

A partir de agora, há diversas novas variáveis que vão impactar na Folha de Pagamento das empresas. O documento deve ser preenchido de acordo com as novas regras, de forma que o seu departamento de Recursos Humanos, juntamente com a Contabilidade, deve ficar atento para não correr o risco de terem que pagar multas por não se adequarem.

O valor das multas, nesse caso, parte de R$ 1.812,17. Em outras palavras, aqueles que ainda operam a Folha de Pagamento com processos manuais correm mais riscos de cometer erros e serem obrigados a arcar com valores de multas. Se a sua empresa ainda não automatizou esse processo, considere fazer isso o quanto antes para minimizar os seus riscos.

2. Pagamento das férias

O pagamento dos valores devidos relativos às férias dos seus funcionários também precisa ser feito até a data limite, sem mais atrasos. Assim como a RAIS, o FGTS também será substituído pelo eSocial. Não respeitar as novas regras gera multa que varia entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por funcionário.

No caso de reincidência, o valor será cobrado em dobro. Assim, certifique com seus dois departamentos – Contabilidade e Recursos Humanos – para que haja homogeneidade no processo, tanto no que diz respeito à assinatura dos documentos quanto à realização dos depósitos exigidos por lei.

3. Admissão deve ser comunicada antes

Essa é outra mudança que promete pegar de surpresa muita gente por conta de ser um procedimento que está bastante enraizado na cultura organizacional das empresas. Atualmente, quando um novo funcionário é contratado, os profissionais de RH têm até sete dias – a contar do início das atividades do colaborador – para enviar as informações dele ao CAGED.

Com o eSocial, essa regra muda e o comunicado deve ser feito um dia antes de o colaborador começar o seu trabalho. Ou seja, em muitos casos isso pode representar o adiamento da data de início do profissional em sua função. Caso a informação não seja feita no tempo previsto, a empresa estará sujeita às penalidades previstas no artigo 47 da CLT.

4. Alterações de contratos ou cadastros devem ser informadas

Sempre que houver necessidade, o empregador terá que alterar os contratos assinados ou as alterações necessárias no cadastro de um empregado. Essas mudanças devem, obrigatoriamente, serem feitas durante o período em que houver vínculo empregatício.

Essa correção dos dados é feita diretamente junto ao eSocial, em uma parte especial chamada “saneamento dos dados dos colaboradores”. Nem mesmo o seu esquecimento será uma justificativa. A multa para quem não deixar todas as informações atualizadas – sem exceções – corresponde a R$ 402,54 por pessoa.

5. Realização de exames médicos

Seja um exame médico admissional, demissional, periódico ou relacionado a uma mudança de cargo, não importa: deixar de fazer qualquer um deles agora é multa certa. O chamado Atestado de Saúde Ocupacional deve sempre ser enviado à plataforma nas datas às quais ele se fizer necessário.

Segundo o artigo 201 da CLT, ao não realizar os exames em seus funcionários, a companhia estará sujeita à multa com valor determinado pelo fiscal do trabalho. O valor a ser pago pode variar entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33. Ou seja, um valor pesado para ser pago sem necessidade alguma apenas pela não observância das regras vigentes.

6. Comunicação de Acidentes de Trabalho (CAT)

A Comunicação de Acidentes de Trabalho (CAT) deve ser feita imediatamente após a ocorrência, especialmente quando esta resultar no falecimento de algum colaborador. No caso de acidentes que não sejam fatais, o prazo de comunicação se estende até o primeiro dia útil seguinte ao acidente.

O valor das multas varia entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição, podendo ser dobrado em caso de reincidência. Embora ela não seja uma novidade, pois é aplicada quando a CAT não é transmitida ao Ministério do Trabalho, é importante que a sua empresa fique atenta aos artigos 19, 20 e 21 da Lei 8.213/91.

7. Informação sobre os riscos do trabalho ao empregado

Todos os empregados, independentemente do posto de trabalho que ocupam, devem ser informados antes do início das suas atividades sobre os riscos que a função apresenta. O cuidado deve ser redobrado no caso de trabalhos em que os colaboradores ficam expostos a agentes nocivos químicos, físicos ou biológicos.

A legislação que se aplica referente a esse assunto é o artigo 58 da Lei 8.213/91. A multa aqui pode ser bastante alta, dependendo da gravidade da situação. O valor fica entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63. Não corra esse risco e documente todos os comunicados aos funcionários que estejam relacionados a riscos no ambiente de trabalho.

8. Comunicação de afastamento temporário

Outro item ao qual é importante ficar de olho diz respeito à comunicação relativa ao afastamento temporário de um funcionário, independentemente da razão do fato. Auxílio doença, férias e licença maternidade, por exemplo, são algumas das possíveis causas. Nesse caso, a multa também é das mais pesadas.

De acordo com o que está disposto no artigo 92 da Lei 8.212/91, os valores de multa atribuídos vão de R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63. Dessa forma, é importante ressaltar que itens como esse devem ser prioridade absoluta para os seus departamentos de Contabilidade e Recursos Humanos.

9. Depósitos do FGTS

Os depósitos relacionados ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) também devem ser realizados por intermédio do eSocial. O não cumprimento dessa obrigação, conforme o que está disposto no Artigo 23 da Lei 8.036/90, também gera multas para o empregador.

Os valores, nesse caso, são menores, mas nem por isso eles devem ficar em segundo plano. A multa vai de R$ 10,64 a R$ 106,41 por funcionário. Em caso de reincidência, o valor pode ser dobrado, de acordo com o entendimento do Ministério do Trabalho.

 

Fonte: Sage